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Inkassodienst
Checkliste: Schutz vor Forderungsausfällen
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Vor Beginn der Arbeit:
- Wer ist mein Vertragspartner?
Bei natürlichen Personen:
Herr Meier, Frau Meier oder beide?
Kenne ich die Vornamen?
Bei Minderjährigen benötige ich Zustimmung und die Daten der Eltern! - Bei Firmen:
Einzelkaufmann oder juristische Person (GmbH, OHG, KG, AG)?
Habe ich überhaupt mit einem kompetenten Gesprächspartner verhandelt? - Bei juristischen Personen:
Genaue Firmierung. Wer ist der gesetzliche Vertreter? - Hausverwalter oder Architekten treten üblicherweise nicht im eigenen Namen auf:
Wen vertreten sie? - Habe ich im Schriftwechsel (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung) den Auftraggeber immer richtig und einheitlich bezeichnet?
- Liegt mir der Auftrag schriftlich vor?
Habe ich ihn schriftlich bestätigt?
Sind über alle Verhandlungen und Telefongespräche schriftliche Vermerke gefertigt worden? - Halten sich meine Mitarbeiter an diese Checkliste?
- Im Streitfall kann ich selbst nicht Zeuge sein: Habe ich bei den entscheidenden Gesprächen einen Mitarbeiter beteiligt?
- Kann ich Erkundigungen über die Zahlungsfähigkeit meines Vertragspartners einziehen?
Habe ich Voraus- und Abschlagszahlungen vereinbart?
Sind Zahlungsfristen bestimmt? - Wenn ich die VOB vereinbare:
Habe ich dem Vertragspartner die Übersendung angeboten? - Wenn ich Geschäftsbedingungen benutze:
Sind sie ausdrücklich in den Vertrag einbezogen worden?
Während der Arbeit:
- Sind Stundenzettel gefertigt worden?
Habe ich alle Leistungen schriftlich nachgewiesen, um Abschlagszahlungen anfordern zu können? - Habe ich immer pünktlich und mangelfrei gearbeitet?
Wenn ich auf Weisung des Kunden eine Leistung nicht fachgerecht erbracht habe:
Habe ich ihn vorher auf Bedenken hingewiesen?
Selbst wenn ich nie etwas schriftlich mache:
Dafür muss es eine schriftliche Bestätigung geben!
Bei Nachtragsangeboten:
- Ist mein Gesprächspartner zur Auftragserteilung befugt (was bei Architekten nicht ohne weiteres gilt!)? Habe ich die Nachtragsvereinbarung schriftlich bestätigt?
- H 2. abe ich dem Auftraggeber den voraussichtlichen Umfang und den Stundenverrechnungssatz mitgeteilt? Liegt mir eine schriftliche Bestätigung vor, bevor ich mit Lohnstunden arbeiten beginne?
Nach Abschluss der Arbeiten:
- Habe ich auf Abnahme meiner Leistungen bestanden? Ist die Abnahme schriftlich bestätigt oder waren wenigstens Zeugen (meine Mitarbeiter) daran beteiligt?
- Ist die Schlussrechnung geschrieben? Habe ich die erbrachten Leistungen genau beschrieben? Sind Stundenzettel und Aufmaße beigefügt? Habe ich die Schlussrechnung sorgfältig auf Vollständigkeit geprüft? Ist sie mit einer Zahlungsfrist versehen?
- Kann ich im Streitfall den Zugang der Schlussrechnung beweisen?
- Muss ich eine Gewährleistungsbürgschaft überreichen?
Nach Absendung der Schlussrechnung:
- Wird der Zahlungseingang überwacht?
- Habe ich fällige Zahlungen konsequent und zügig angemahnt? Ist auch persönlich oder telefonisch (möglichst durch Zeugen) gemahnt worden? Habe ich ab Fälligkeit der Rechnung Verzugszinsen geltend gemacht?
- Ist gewährleistet, dass Sicherheitseinbehalte bei Fälligkeit angefordert oder Gewährleistungsbürgschaften zurückgefordert werden?
- Bei Zahlungsverzug schalte ich unverzüglich die Inkassostelle der Handwerkskammer Hamburg und bei Streitigkeiten einen Rechtsanwalt ein!
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