Checkliste

Eine erfolgreiche Eintreibung von Forderungen setzt unter anderem voraus, dass bei der Auftragsabwicklung alle wichtigen Daten festgehalten werden.

In der folgenden Checkliste haben wir die wesentlichen Punkte aufgeführt, die bei der Auftragsabwicklung zu beachten sind.

Vor Beginn der Arbeiten:

Wer ist mein Vertragspartner?

  • Vor- und Zuname des Vertragspartners bei Privatpersonen.
  • Genaue Firmierung (Name und Rechtsform: GmbH, GbR, KG, etc.).
  • Wer ist der Inhaber, Geschäftsführer, persönlich haftende Gesellschafter? Tipp: Firmenbriefbogen vom Vertragspartner geben lassen.
  • Ist der Vertragspartner zum Auftragsabschluss berechtigt? Vorsicht z.B. bei Hausverwaltern und Architekten, sie treten üblicherweise nicht im eigenen Namen auf. Wen vertreten sie?
  • Im Schriftwechsel (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung) den Auftraggeber immer richtig und einheitlich bezeichnen.

Liegt mir der Auftrag schriftlich vor?

  • Aufträge immer schriftlich festhalten, mit Datum und Unterschrift einer befugten Person.
  • Gespräche und Telefonate kurz protokollieren (evtl. Zeugen).
  • Werden Nachtragsvereinbarungen getroffen bzw. kommen während der Arbeit weitere Arbeiten hinzu, dann unbedingt einen kurzen Vermerk schreiben und von einer befugten Person unterschreiben lassen. Datum nicht vergessen!

Wurden Zahlungsmodalitäten und Geschäftsbedingungen vereinbart?

  • Liegt ein größerer Auftrag vor, schriftlich Abschlagszahlungen vereinbaren. Stimmt der Vertragspartner nicht zu: Vorsicht!!!
  • Sollen Geschäftsbedingungen vereinbart werden, müssen diese ausdrücklich mit in den Vertrag einbezogen werden!

Während der Arbeiten:

  • Tagesleistungen oder Arbeiten auf Weisung des Kunden sollten schriftlich fixiert und von einer befugten Person unterschrieben werden.

Nach Abschluss der Arbeiten:

  • Schriftliche Bestätigung der Abnahme bzw. Abnahme unter Zeugen.
  • Schlussrechnung stellen mit genauer Beschreibung der erbrachten Leistungen. Stundenzettel und Aufmaße beifügen.
  • Eine Zahlungsfrist auf der Rechnung ist üblich, schiebt aber die Fälligkeit der Rechnung weiter hinaus.
  • Eventuelle Zustellung der Rechnung als Einwurfeinschreiben, um im Streitfall den Zugang der Schlussrechnung beweisen zu können.
  • Fällige Zahlungen zügig und konsequent anmahnen, möglichst schriftlich (Beweismittel).

Nach Versand der Schlussrechnung:

  • Überwachung der Zahlungseingänge
  • Konsequente und zügige Mahnung von fälligen Zahlungen inkl. der ab Fälligkeit der Rechnung entstandenen Verzugszinsen
  • Ggf. Anforderung von Sicherheitseinbehalten bei Fälligkeit
  • Ggf. Rückforderung von Gewährleistungsansprüchen nach Ablauf der Frist