BetriebsführungMit Checkliste bereit für die E-Rechnung
Ab dem 1. Januar 2025 müssen ausnahmslos alle Unternehmen in Deutschland unabhängig von ihrer Größe in der Lage sein, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen, zum Beispiel von Lieferanten, annehmen und verarbeiten zu können – erster Schritt der E-Rechnungspflicht. Eine kostenfreie Checkliste unterstützt Handwerksbetriebe bei der Umsetzung. Bei individuellen Fragen berät die Handwerkskammer.
Die Umstellung auf die E-Rechnung ermöglicht eine automatische Verarbeitung von Rechnungen. Betriebe können dadurch Zeit und Ressourcen sparen. Im ersten Schritt ist das inländische Geschäft mit Geschäftskunden (B2B) betroffen.
Die E-Rechnung kommt als PDF, ist aber ein eigenes strukturiertes Format, das den Vorgaben der maßgeblichen EU-Richtlinie entspricht. In Deutschland sind dies vor allem die Rechnungsformate „XRechnung" und das hybride Format „ZUGFeRD" (ab Version 2.0.1). Die enthaltenen Daten sind elektronisch lesbar und zuordenbar.
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks und der IT-Dienstleister Datev haben gemeinsam eine Checkliste für kleine und mittlere Unternehmen des Handwerks erarbeitet (siehe „Links zum Thema"). Betriebe können anhand der Fragen klären beziehungsweise abhaken, inwieweit sie ausreichend informiert sind, ob sie E-Rechnungen ab Januar 2025 empfangen können und dafür ein E-Mail-Postfach haben.
Stehen digitale Werkzeuge zur Verfügung, um die Rechnungen zu visualisieren? Das ist zum Beispiel mit dem kostenfreien Quba-Viewer oder dem Ultramarinviewer möglich (siehe „Links zum Thema"). Zu klären ist auch die Frage, ob Betriebe die E-Rechnungen GoBD-konform archivieren können, also gemäß der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.
Tipp: Der eigene Branchensoftware-Anbieter sollte in der Regel bereits Module bereithalten, die die Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglichen. Wer seine Buchhaltung durch den Steuerberater erledigen lässt, kann sich möglicherweise auch an das vom Steuerberater genutzte System anbinden lassen.
Die nächsten Schritte der E-Rechnungspflicht sind: Ab 2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen an Geschäftspartner ausstellen und versenden können, ab dem 1. Januar 2028 sind dann auch alle anderen Unternehmern dazu verpflichtet.
Bei der Auswahl und Einführung einer passenden Software-Lösung zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht können sich Betriebe von den Digitalisierungsberatern der Handwerkskammer begleiten lassen, für betriebswirtschaftliche Fragen steht die Betriebsberatung zur Verfügung (Kontakt: siehe Kasten).